实施案例 公司首页>实施案例>邮件系统应用——聚焦企业级市场
邮件系统应用——聚焦企业级市场
    如果说20世纪90年代初期,人们对电子邮件的认识更多地停留在它是一种全新、快捷的通信方式之上,那么随着邮件系统自身的发展,从20世纪90年代后期至今,电子邮件系统已经远远超越了单纯收发邮件的范畴,表现出极强的接受能力,多种应用被吸收到这个系统中来。

    而电子邮件也不再仅仅是满足个人用户信息传递的需要,它逐渐进入到了商业领域,在商务活动中发挥作用;与此同时,其他网络应用的不断产生也为电子邮件系统功能的丰富提供条件,企业开始在邮件系统平台上开发相关的业务应用,并着手构建具有多种信息传递方式的系统平台。这些因素都导致了企业级邮件市场的发展,越来越多的企业开始构建自己的电子邮件系统,并希望通过这种方式达到整合企业业务流程的目的。

    虽然,目前一些专业机构能够提供企业级邮件服务,但是由于各方面因素制约,它们提供的服务在可扩展性等方面受到限制,不能发挥企业统一通信平台的作用。因此,很多企业往往采用自建的方式来构建企业的邮件系统。

    这对于企业本身实际上是一种非常好的选择,因为邮件系统在企业业务中的重要性明显,其运行的稳定性、安全性、可管理性以及未来可扩展新应用的能力关系着企业内外部交流的顺畅程度,这样核心应用的管理权理应掌握在企业自己的手中。而邮件系统产品提供商也在不断推出部署快速、管理方便的产品,企业自建邮件系统平台越来越简便。如今,越来越多的企业用户在业务和人员不断扩充的情况下,考虑构建自己的邮件系统。而自建企业邮件系统也不再仅仅是大型企业的专利,越来越多的中小型企业融入其中,并逐渐成为现阶段企业邮件用户的中坚力量。

    中小企业用户——邮件系统的"大市场"

    在近期的邮件系统自建用户中,涌现出了越来越多的中小企业的身影。相对于那些信息化发展较为成熟的大型企业来说,很多中小企业用户还没有建立自己的邮件系统,但是随着中小企业信息化进程的不断推进,它们必将是未来企业邮件市场的主力军。作为增强企业内部和外部通信的首选方式,电子邮件在这一领域具有非常广阔的发展前景。一方面,中小企业内部IT基础设施日益加强;另一方面中小企业又需要建立统一的通信平台并融合多种网络应用以提高企业的工作效率,这都为企业邮件系统的构建提供了契机。

    中小企业无论从数量到网络应用需求方面,都具有很高的潜在价值,由此决定了中小企业在现阶段的邮件系统市场占有举足轻重的地位,而这一领域的成长情况对于未来邮件系统市场的发展同样至关重要。

    中小企业IT专业人员的技术应用水平有限,相关投资也较少,因此很多人认为它们应该采用外包的方式或租用ISP提供的收费邮件系统。实际上,对于中小企业用户来说,与外界进行快捷方便的信息沟通的需求并不逊色于大型企业。而中小企业的特性又决定了其不具备独立开发企业专有网络应用的能力,电子邮件系统就成了企业整合更多网络应用、集成多种信息的捷径。通过这一系统,中小企业可以对企业业务流程进行整合,从而简化IT应用的复杂程度,提高工作效率。目前市场上邮件系统产品在多功能和易用性方面的改进,也为中小企业迅速构建邮件系统提供了条件。

    四大阵营、数十款产品——演绎不同角色

    在Internet的世界里,电子邮件应该是一种非常传统的应用。因此有非常多的软件可以达到构建邮件系统的目的。它们的历史长短不一,从古老的UUCP邮件到庞大的商业群件产品,各具特色。我们将目前在企业中主要应用的邮件系统产品分为四大阵营,并对其适用对象和产品特色进行详细分析,具体如下。

    第一阵营: 具有协同工作能力的商业群件产品

    代表产品: Microsoft Exchange 2000系列和IBM Lotus Domino/Notes

    这类产品能够提供收发邮件外的多种附加功能,它们的价格相对昂贵,但是具有良好的安全性、强大的管理能力、优秀的协同工作能力以及全面的开发性能。这类产品的最终目的是为企业构建一个信息共享和协作的统一通信基础平台,用户可以在其基础上开发企业的工作流、知识库管理以及项目协作等应用。属于这一种类的邮件系统还有Novell Groupwise等产品,但是由于其在国内的用户数量有限,不作为本次专题谈论的重点。

    目前,Microsoft、IBM公司的Exchange 2000系列和Lotus Domino/Notes是市场上成熟的商业群件产品,在国内拥有深厚的用户基础,占据着市场绝大部分的份额。这也是2款老牌的邮件系统产品,它们完整地经历了从共享文档系统到客户端/服务器系统的发展历程,分别自Microsoft Mail和Lotus cc:Mail发展而来。随着技术本身的完善,Exchange和Lotus Domino也不断丰富其自身功能,发展成为不仅能够进行电子邮件传递,还具有日历、工作流、传真、移动等增值功能,并拥有与其他办公软件协同工作和应用开发能力的产品。

    编者注:具有协同工作能力的商业群件产品是未来企业邮件系统的趋势,这一点我们将在后文中做详细的说明。鉴于这类产品的重要性和广阔的发展前景,本次专题将着重介绍目前占市场份额最大的2款产品: Microsoft Exchange 2000和IBM Lotus Domino,并邀请相关领域的技术专家进行点评,具体见《企业邮件产品全景扫描》的"一、商业群件产品组"部分。

    适用对象: 大中小型企业构建通信基础平台,以及具有开发邮件应用需求的用户。

    第二阵营: 基于Unix/Linux系统开放源代码的邮件系统产品

    代表产品: Sendmail、qmail和Postfix

    对于ISP这样的网络服务提供商来说,为大量用户提供收发邮件的服务是其邮件系统的主要功用。他们对邮件系统的功能需求比较单一,主要需求是能够支持大量的用户邮件收发服务,实际上应用的是信件的传输代理功能。作为开放源代码的电子邮件系统解决方案,基于Unix/Linux的邮件系统能够很好地节约邮件服务提供商的投资,又能够支持大量用户收发邮件,自然成为网络服务提供商的首选产品,国内著名的新浪免费电子邮件系统就是使用qmail构建的。

    但是这类邮件系统在构建和维护过程中,设置操作比较复杂,对管理人员的要求也比较高。而其非商业化的特性也决定了其在安全性、稳定性方面不能提供完善的保障。另外,这类产品的功能相对简单,只是操作系统上的一个应用,只能提供十分有限的功能,不可能实现高层的网络应用,因此无法扮演企业级统一通信平台的角色。其代表产品的具体信息见《企业邮件产品全景扫描》的"二、基于Unix/Linux的开放源代码产品组"部分。

    适用对象:ISP等网络服务提供商和电信运营商,投资有限且对邮件系统功能要求比较单一的用户。

    第三阵营: 专业的邮件系统产品

    代表产品: Formail、TurboLinux Powermail

    随着互联网应用的逐步深入,电子邮件市场也呈现了多元化细分的趋势。在这种形势下,一批针对各个细分市场需求进行设计开发的电子邮件系统产品应运而生,并经过一段时间的发展改进而逐渐成熟。同时一批专门为不同类型企业用户提供专业邮件系统服务的厂商也在不断涌现,并占领了一定的市场份额。

    与前面提到的大而全或便宜简单的邮件系统相比,这一类型的邮件系统价钱适中,可以提供一定附加功能,具有较为强大的管理能力且进行了易用性的优化,对版本进行了细分并采用模块化设计思路,可以根据用户的实际应用状况和投入成本进行灵活的选择,并且针对不同行业用户提供不同版本。这类产品的用户定位十分鲜明,其产品特性通常能够吸引一批稳定的用户。其代表产品的具体信息见《企业邮件产品全景扫描》的"三、专业产品组"部分。

    适用对象:这类邮件系统产品在设计时往往就瞄准了一些用户群体,对于行业用户来说,这类产品应该是比较好的选择。这类产品在易用性方面表现得比较突出,这对于技术能力薄弱的企业来说非常具有吸引力。

    第四阵营: 其他特色邮件系统产品

    代表产品: MDaemon、IMail和ArGoSoft Mail Server

    目前这类产品的主力成员是一些自由软件或共享软件产品,这些产品的最大优点是价钱便宜甚至可能免费获得。它们支持少量客户端收发邮件的功能,附加功能的提供有限。对于使用者来说,这类产品的优势和弱势同样明显。它们的主要优势体现在"小、快、灵"3个方面,软件的体积比较小,通常在10MB以下,用户可以直接从网上下载得到; 用户下载后,只需进行简单的配置即可开始工作;而对于充当邮件服务器的机器配置,这类产品的要求也并不是很高,用户可以灵活地进行安装。这类产品大多基于Microsoft平台进行开发,每款产品都拥有一批忠实的拥护者。对于很多小型网络的管理员来说,这类产品可以简单快速地构建功能简单的邮件系统。这类产品的缺陷与前面的基于Unix/Linux开放源代码的邮件系统产品一样,功能相对单一,虽然很多产品具有一定的协同工作能力,但在附加功能价值与可支持用户数量方面无法与商业群件产品和专业产品相比。另外,其在系统安全性方面也存在隐患。这类的产品数量很多,特色也各不相同,主要产品信息见《企业邮件产品全景扫描》的"四、其他特色产品组"部分。

    适用对象:这类产品是小型企业和企业小型办事处的首选,主要特点是投资少、见效快,是邮件系统的"快餐产品"。但是这类产品的可扩展性较差,不适用于规模扩张迅速的企业和机构。

    邮件常识:电子邮件系统相关协议

    1.SMTP(Simple Mail Transfer Protocol,简单邮件传输协议)

    SMTP是用来接收和发送电子邮件的TCP/IP协议,通常用于把电子邮件从客户机传输到服务器,或者从某一服务器传输到另一个服务器。它是Internet上传输电子邮件的标准协议,规定了主机之间传输电子邮件的标准交换格式和邮件在链路层上的传输机制。

    2.POP3(Post Office Protocol,邮局协议,目前为第3版本)

    POP3是关于接收电子邮件的客户机/服务器协议,其中服务器负责接收并保存电子邮件,客户端邮件接收程序进行邮件检查并下载到本地硬盘。POP3规范了对电子邮件的访问,它是在Internet上传输电子邮件的第一个标准协议,同时也是一个离线协议。

    3.IMAP4(Internet Message Access Protocol,网际消息访问协议,目前为第4版本)

    IMAP4为邮箱访问和信息管理提供了更高的灵活性,当用户通过慢速电话线访问Internet和接收电子邮件时,IMAP4比POP3表现得更为出色。在使用IMAP协议时,可以将服务器上的邮件视为本地客户机上的邮件,用户可以选择性地下载邮件,也可以只下载部分邮件。也是由于这一原因,IMAP比POP结构更为复杂。

    4.LDAP(Lightweight Directory Access Protocol,轻量级目录访问协议)

    LDAP为访问信息服务的开发标准协议,是目前最为流行的目录服务(Directory Service,DS)存取协议,它用来发布目录信息到不同的资源中。通常LDAP作为一个集中的地址簿使用,提供快速的查询服务。简单地说,LDAP是一种只需较少资源即可实现目录信息存取的方式,它能够实现安全高速的大用户量身份认证。

    5.RFC 822邮件格式

    RFC 822定义了用于电子邮件报文的格式。它定义的邮件由2部分组成:即信封和邮件内容。其中信封包括了与传输和投递邮件相关的信息,而邮件内容则包括了标题和正文。

    6.MIME(多用途的网际邮件扩展)

    Internet上的SMTP传输机制是以7位二进制编码的ASCII码为基础的,适合传送文本邮件。而声音、图像、中文等使用8位二进制编码的电子邮件需要进行ASCII编码转换才能够在Internet上正确地传输。MIME的作用是将数据从8位都使用的格式转换成使用7位数据的ASCII码格式。

    忠告用户:畅"邮"的10个法则

    特别说明:这些并不是什么高科技,只是应用的基本常识和良好的商业惯例。

    1.不要将收件箱当作包罗万象的文件夹

    记住收件箱是新到邮件的"视图"。因此一旦阅读邮件后,应将其存档或删除,将邮件按组进行分类,并进行对新邮件的过滤和管理。

    2.创建一个"Five Weeks"文件夹

    每过五周就自动删除其中的内容,您可以将当前邮件移动至此,记住它们将在5周(或您指定的期限)后被删除,这样可以大量减少邮件的数量。

    3.响应时间很关键

    通知发件人您已经收到并阅读了此邮件,这是起码的礼貌。回复越快越好,即使您不知道问题的答案或者网速很慢,礼节性的回复是惯例。

    4.尽可能发送只有主题的邮件

    这样收件人不必打开邮件就可以阅读其内容,并最好在主题末尾写上""(即"End of Message")。

    5.抄送和密抄送的使用

    回执应该慎用,并只用于特殊情况。如果邮件中包含除了收件人之外的某些人需要了解的内容,就应该使用抄送功能。而在某些情况下,如果要通知某人,但又不需要收件人进行回复,密抄送就显得比较合适。

    6.何时使用回执

    当您需要绝对确认关键邮件的读取时,才有必要使用此功能。如果您以前发送过同样的文件,但没有得到答复,也可以使用回执功能。注意: 经常使用回执功能会被视为不当的E-mail礼节。

    7.尝试其他更适合的通信方式

    E-mail并不能够实现实时的信息交流,如今一些更具个性化的通信技术为用户提供了更多的选择,例如即时消息。您可以根据实际情况选择使用更适合的通信方式。

    8.群组邮件的发送

    群组邮件的发送方式应该慎用,如果某一邮件只对群组中的半数人员有意义,可以直接发送给这些人,而不使用群组功能。因为,如果收件人经常收到与他们无关的群组邮件,很可能会对所有群组邮件都置之不理。

    9.遵守等级规定

    在处理公司的内部事务时,请使用合理的方式与上级进行沟通,尽量避免在邮件主题中出现敏感字样。

    10.慎用图形和附件

    尽量将大于5MB的附件放在公司的内部网上,如果邮件中包含图形和附件,在回复该邮件时请将它们删除。如果需要多人对附件进行编辑和修订,请将该附件放到内部网上。这样不仅节省了邮件服务器的空间,还减少了网络的邮件传输压力。