实施案例 公司首页>实施案例>基于邮件系统的工作流管理信息系统(WMIS)
    1.传统MIS技术的"优"与"劣"

    传统MIS技术应用已经十分广泛,大家所熟悉的铁路与民航的订票系统,银行的帐户系统,企业的财务软件,物资,销售,人事管理软件,甚至最近逐渐兴起的大型的企业管理软件ERP,都是MIS技术的不同应用。这样的系统有一个共同点,那就是很好地满足了单一用户处理单一任务(单一角色)的应用需求。也就是说铁路出票员只需要做一种操作,出票。如果一个用户需要处理多种任务,担任多种角色,那么这种技术所提供的解决方案会让用户感到难以学习,难以操作。此外,传统MIS技术也难以很好的实现流程性系统,所谓流程是指一项工作分为不同阶段由不同的人来协作完成。但是现实当中,一个用户担任多种角色的情况还是很多的,流程性系统也是常见的,这就呼唤新的技术来解决这一难题。

    2.应用需求

    在过去,如果要把数据库应用流程化,是很难实现的,因为在通常情况下,流程性软件是用Lotus Notes开发的,而数据库应用软件则采用Power Builder或Visual Basic这类快速开发工具来开发。由于两类程序使用不同的开发平台,因此无法将两者统一起来。

    然而在实际应用中,数据库应用流程化的要求是普遍存在的,因为任何企业或机构的业务都是由不同环节的业务流程组成,用户既希望软件系统能解决独立环节的业务问题,也希望系统能自动将各个环节串联起来,使一个环节工作成果能自动被下一个环节利用,这就是最基本的工作流需求。从另一方面来说,每一个环节常常需要采用数据库技术来解决问题,这就带来了在工作流中应用数据库技术的要求。

    以某检察院的办公办案系统为例,该项目中用户需求呈现出明显的数据库应用流程化倾向。一个案件从接案、立案、侦查、起诉到执行,全部由不同的部门完成。在这里,案件的基础数据,如案犯情况、举报人、举报线索等都存储在数据库中,便于数据的多次重复利用和查询统计。传统的数据库软件可以完成各部门、各环节的单独处理,但在这个实例中,各个环节并不是独立的,而是相互关联的,后面环节的事件既不能比前面环节的事件发生早,也不能延迟过多,因为存在法律时限,并且流程中存在循环。再者,每个部门的流程种类很多,每个工作人员可能要处理多个环节上的任务,这使得使用者必须在复杂的菜单系统中来回寻找各种功能、进行多次查询,这样的系统势必让用户学习困难,使用困难,难以满足用户的需求。


    检察院案件处理简化流程图(实际流程图远为复杂)

    再以某电站维修管理信息系统为例,该系统以一个国外商业套装软件为基础。该套装软件涵盖企业设备维修管理的各个方面,包括设备与备件、参数与测量、故障与风险、仓库与采购、维修策略与优化、工作过程跟踪、工具与人力调度。

    其中,工作过程跟踪模块用来解决客户的维修工作票管理系统。然而工作过程跟踪模块非常复杂,流程中每个环节都分得很细,但环节上的任务比较单一。

    电站维修工作过程简化流程图(实际流程图非常复杂)

    3.解决方案: 电子邮件 + 数据库 = 工作流管理信息系统(WMIS)

    工作流管理信息系统实际上是利用电子邮件来串联一项工作的不同阶段,各阶段的工作通过相应的电子表格体现出来,这些表格包含完成这些工作所需的信息。每位员工收到表格后,将填写该项工作当前阶段的各个输入选项;当一个表格的各个输入项被填写之后,该表格就以电子邮件形式发送给下一阶段的工作人员;下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况,并且可以选择其中任意一项工作(邮件)展开下一步,即打开下一步工作应当填写的表格。这样,整个工作流程就表现为一系列电子邮件, 而这些电子邮件中显示和输入的数据都来自数据库。

    最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来,既能在邮件中访问企业的业务数据, 又能在数据库软件中生成相关的邮件。这种结合MIS 技术和工作流技术的新技术可称为"工作流MIS (WMIS)"。在实际应用中,计划人员既可以在企业管理信息软件(MIS)也可以在电子邮件软件中生成采购申请邮件,然后发给有关负责人;负责人收到邮件后,可以直接在邮件上答复申请,在答复时他还可以通过超连接跳转到MIS中去察看有关细节。一旦申请邮件被答复,计划人员不仅能在MIS中看到批准状况,也可以在邮件箱中看到答复意见。此外,负责人在答复的同时还可以根据申请,自动产生一些相关的协同工作并分派给其他的人。

    4.解决方案 样板

    下图中以设备维修管理系统工作票管理模块为例显示了WMIS的用户界面.使用这种解决方案后日常工作都以电子邮件的形式统一的显示在用户的收件箱中.用过电子邮件软件Outlook的人可能知道,在Outlook中可以利用文件夹和视图来组织安排和显示邮件,另外当有电子邮件到来时Outlook还会自动显示提醒和发出声音.对这些特殊的邮件也可以利用这些功能,这样必定会使那些担任多种角色,处理多种任务的用户不在面对一大堆菜单而发憷,必定有益于帮助提高我们的计算机应用水平。


    下图中显示了在Outlook电子邮件中集成了数据库技术后的用户界面,这不是很像大家常见到的某个MIS软件的界面吗? 是的.可是这同时又是在电子邮件中, 其中显示了您的上一阶段的人所做的工作(在Work Approve页面上),当您完成了您本阶段的工作后,您就可以把它发送给下一阶段的同事,他收到并打开您的邮件后系统就会自动展开为下一阶段的工作所定制的用户界面来完成他要做的工作。


    解决方案样板难以在一篇文章中详细描述,有关WMIS的更多资料请参考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html.

    5.WMIS 的优势

    工作流管理信息系统的主要优势体现在以下几个方面:

    降低劳动强度,提高工作效率

    WMIS使用时不需要像在传统数据库应用软件中那样在许多不同的窗口,菜单及对话框中寻找、查询,只需要在一个统一的收件箱查找所有尚待完成的各项工作。这一特点对企业领导特别有用,因为领导往往需要审批多种类型的工作文书。

    高度自动化、协作化

    WMIS可以大大减少重复劳动。它通过邮件传递信息,用数据库存储信息,因而不再需要人工传递文书,并且前一阶段工作输入的信息可以自动被下一阶段工作利用。

    无纸化办公

    许多电子邮件软件,如Outlook、Lotus Notes等都具备数字加密和数字签名功能,经过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性和来源的真实性。实际上,数字签名可以实现较普通印章更为可靠的证明功效,而且更加方便也更容易得到验证。

    易学易用

    只要会使用电子邮件软件,就能使用WMIS,从而大大减少了培训工作量。这对用户和开发商都有利。此外,用户可以利用Web浏览器访问电子邮件信箱,这将大大降低对客户端的软硬件配置要求。通过工作流监控机制,用户可以发现流程的瓶颈,从而为重新整合企业的业务流程提供依据。

    6.WMIS的应用领域

    WMIS应用领域非常广泛,包括政府机关(检察院、海关、税务、专利审查、基金管理等)、工厂、保险索赔处理、投资管理、贷款申请等领域,都可以用工作流信息管理系统代替传统的信息管理系统。